Mit is csinál egy projektmenedzser? Tervez, szervez, irányít? Az egész csak people menedzsmentről szól, vagy szükség van tényleges szakmai tudásra is az adott területen?
Vagy lehet csak egy töltelék szakma, egy úgynevezett „nesze semmi, fogd meg jól”? Ami nagyon menőn hangzik, de valójában senki nem tudja, hogy pontosan mivel is tölti a napjait egy projektmenedzser? Ahelyett, hogy belemennék a projektmenedzser szó jelentésének magyarázásába, nézzük meg, hogy mik azok a főbb tulajdonságok, amikre szükségünk van, ha ebben a pozícióban szeretnénk önmegvalósítani.
A jó projektmenedzser jól kommunikál
Az egyik legalapvetőbb tulajdonság, hogy tisztán és egyértelműen tudjunk kommunikálni a kollégákkal, csapattagokkal és az ügyfelekkel egyaránt. Fontos, hogy egy nyelvet beszéljünk velük. Ez már szinte közhelyesnek tűnhet, bár az élet minden területén nélkülözhetetlen, hogy közérthető módon tudjunk kommunikálni a külvilággal.
A kommunikáció nemcsak abból áll, hogy mit és hogyan mondunk. Hanem képesnek kell lennünk arra is, hogy tudjunk értelmesen kérdezni, figyelni a másikra, türelmesen végig hallgatni – néha nem árt kicsit a sorok között is olvasni -, majd reagálni és ha szükséges, még több infót kiszedni a másikból okos kérdésekkel.
Bár a kommunikációs csatorna alkalomadtán eltérő lehet (email, telefon, személyes megbeszélés, stb.), de a cél mindig ugyanaz: az információnak lehetőleg akadálymentesen kell haladnia a projekt szereplői között. Az információ alatt itt azt értem, hogy általában ilyen alapvető kérdésekre várják a választ a projekt résztvevői:
- A projekt éppen milyen fázisban tart?
- Mi volt az előző lépés eredménye?
- Mi lesz a következő lépés?
- Tartható-e a határidő?
- A költségvetési kereten még belül vagyunk-e?
Egy ügyesen kommunikáló projektmenedzser a legtöbb problémát könnyedén megoldhatja, elkerülheti, vagy akár megelőzheti azzal, ha egyszerűen csak érthetően fogalmazza meg a mondanivalóját. De ez már inkább a következő részhez kapcsolódik, a problémákhoz.
A jó projektmenedzser hatékonyan old meg problémákat
Ha pozitívan közelítjük meg ezt a témát, akkor elvileg nincsenek problémák, csak megoldandó feladatok. De időnként felmerülnek olyan nehézségek is, amikor szükségünk van arra, hogy hatékonyan, minél hamarabb elhárítsuk az elénk került akadályokat.
A projekt továbbhaladást gátló főbb tényezők az alábbiak lehetnek:
- túlléptük a határidőt,
- költségvetési gondok merültek fel,
- új igény keletkezett ügyfél oldalon,
- szakmai kompetencia hiány lépett fel az egyik csapattagnál,
- vagy csak egyszerűen nem áramlik kellőképpen az szükséges infó.
A problémamegoldás titka abban rejlik, hogy már az elején, tervezéskor alaposan végig kell gondolnunk az esetlegesen felmerülő kockázatokat. Ezzel minimálisra tudjuk csökkenteni a potenciális veszélyforrásokat, amik a projekt sikeres menetét tudják hátráltatni.
Egyébként itt bátran visszakanyarodhatunk az előző tulajdonsághoz: amennyiben jól kommunikálunk, akkor megkaphatjuk a szükséges infókat ahhoz, hogy ügyesen és alaposan tudjuk megtervezni a projektet. Egy gondosan előkészített projektben pedig kis valószínűséggel történhetnek nagy és kellemetlen meglepetések.
Dióhéjban ez annyit jelent, hogy tudni kell jól kérdezni. Mert a projektmenedzsernek nem feltétlenül feladata, hogy kreatív legyen a megoldások terén. Viszont ha jó kérdéseket teszünk fel a megfelelő ember(ek)nek, akkor könny(ebb)en és hamarabb tárulhat elénk a megoldások tárháza.
Folytatás hamarosan…
Comments are closed.