Levelet írni – azt hinnénk – mindenki tud, hiszen már az általános iskola második osztályában is tanultuk. Máig emlékszem a rigmusra, és ahogy kántáltuk: „megszólítás, bevezetés, tárgyalás, befejezés”. Ezt a sorrendet kell követnünk, hogy érthetően, világosan ki tudjuk fejezni gondolatainkat – szólt az intelem. A legtöbb hivatalos vagy kereskedelmi levél e szabály alapján íródik, de tegyük a szívünkre a kezünket, képesek vagyunk őket végigolvasni?
Sokan nem is gondolnák, hogy már a megszólítás is eldöntheti egy dm-levél sorsát: tovább olvassuk-e vagy félredobjuk.
Ha van megfelelő adatbázisunk, természetesen a perszonalizált megoldást kell választanunk. Ha nem tudunk névre szóló levelet küldeni, még mindig sokat javíthatunk vagy ronthatunk levelünkön a megszólítással.
Minél egyedibb, személyesebb a megszólítás, annál nagyobb eséllyel folytatja címzettünk a levél olvasását. Ha lehet, kerüljük az agyonhasznált „Tisztelt Hölgyem, Uram!” megszólítást, mert igénytelen hatást kelt, úgy tűnik belőle, hogy minimális energiát sem fektettünk az személyesebb, pontosabb megszólítás megtalálásába.
Számos izgalmasabb megszólítás közül választhatunk, ha valamilyen oknál fogva nem írhatjuk ki a címzett nevét. Ha korábban már kapcsolatban álltunk, akkor a kapcsolat minőségétől függően használhatjuk a „Kedves Barátunk,” ; a „Tisztelt Fogyasztónk,” ; esetleg a „Szervusz,” ; illetve „Szia,” megszólítást. Ez utóbbit természetesen csak akkor, ha címzettünk 18-20 év alatti fiatal.
Legyünk találékonyak, írjunk bátran egyedi hangvételű leveleket. Olyan ez, mint személyesen megszólítani egy másik embert. Minél közvetlenebb, barátságosabb stílusban indítunk, annál szívélyesebb lesz a fogadtatás.
