Egy szabályváltozást követően a Magyarországon működő pénztárgépeket közvetlenül össze kell kötni az adóhatóság rendszerével, hogy online adatszolgáltatási kötelezettségüknek eleget tehessenek. Ez a változás a pénztárgépet használó vállalkozások esetében jelentős többletköltséget jelenthet, ezért szükséges megvizsgálni használatuk kötelezőségét és szükségszerűségét vállalkozásunkra nézve.
Abban az esetben, ha egy vállalkozás jelenleg pénztárgéppel bocsát ki nyugtát, és továbbra is pénztárgépet kíván használni, akkor mindenképpen szükséges új, minősített online pénztárgépet vásárolnia. Ilyen esetben alaposan meg kell néznünk azt is, hogy csak megfelelő minősítéssel rendelkező gépet vásároljunk. Erre vonatkozóan megtalálunk minden szükséges iránymutatást a NAV hivatalos weboldalán.
Abban az esetben, ha a vállalkozó a vevői részére nyugta helyett áfás számlát bocsát ki a jövőben, akkor a pénztárgép használatáról áttérhet számlázó program használatára. Ezzel a váltással megspórolható az online pénztárgép vásárlási és üzemeltetési költsége. Természetesen a számlázó programok sem ingyenesek, de ezek költségszintje lényegesen alacsonyabb a pénztárgépénél. A számlázó programoknál is nagyon fontos, hogy csak és kizárólag az előírásoknak megfelelő programot használjunk, tehát ezek megvásárlása esetén is körültekintőnek kell lennünk. Jelentős különbség, hogy a számlázó programokra nincs online adatszolgáltatási kötelezettség, vagyis ezeket nem kell, és jelenleg nem is lehet összekötni a NAV rendszerével. Egy számítógépre és monitorra természetesen szükség lesz a program futtatásához, ami, ha eddig nem volt az üzletben, egy újabb mérlegelési szempont lehet a költségek esetén.
Van egy másik fontos szempont is a költségek mellett. A számlázó program használata ugyanis nem alkalmas nagy forgalmú üzletek értékesítéseinek gyors kiszolgálására, tekintettel arra, hogy az áfás számlák kiállításához kötelező megadni a vevő nevét, címét és egyes esetekben még az adószámát is. Ezen adatok bekérése pedig meglehetősen nehezen elképzelhető a sarki hentesnél vagy egy ABC-ben, de még sorolhatnám, mert a presszóban sem biztos, hogy névre szóló számlát szeretnék kapni a reggeli kávémról. Az minden esetre fura lenne, ha a pincér a nevemet és a címemet kérné el a fizetéshez.
Az ilyen üzleteknek így muszáj lesz számolniuk az új online kasszák beszerzési és üzemeltetési költségeivel.
Azon üzleteknél, ahol mindez nem jelent gondot az üzletmenetben, ott érdemesebb lesz számlázó programot használni. Ilyen lehet pl. egy autószerviz, ahol egyébként is elkérik személyes adatainkat.
