Azt már tudjuk, hogy a jó projektmenedzser egyértelműen kommunikál, sikeresen megoldja a problémákat, hatékonyan tervez és körültekintően szervez. Na jó, de milyen sorrendben teszi mindezt?
A jó projektmenedzser priorizálja a feladatokat
Rengeteg információt kapunk nap mint nap a munkahelyen és magánéletben is egyaránt. Ha nem kezdjük el őket rendszerezni, akkor bizony komoly túlterheltségi problémákkal találjuk magunkat szembe. Annak a veszélye is fennáll, hogy a nagy mennyiségben elveszítjük a lényeges, minőségi infókat.
Hasonlóképpen kell bánnunk a feladatokkal is. A sorrend felállítása nem csak annyiból áll, hogy különböző címkéket (fontos, sürgős, ráér stb.) ragasztunk az elintéznivalókra, hanem itt komoly tervezés, időgazdálkodás és balanszírozás folyik a háttérben. Amellett, hogy előrébb vagy hátrébb rangsoroljuk a teendőket, folyamatosan optimalizálnunk kell az erőforrásokat is.
Fontos, hogy ne akarjunk elveszni az apróságok tengerében, hanem legyen egy tiszta, átlátható képünk a teljes projektről. Vagy ha éppen több is van egy időben, akkor bizony első körben a projektek között kell felállítanunk egy rangsort. Tudatában kell lennünk a céloknak, hogy melyik, miért és kinek fontos.
Alapvetően érdemes elfogadni azt a tényt, hogy a priorizálást nem tudjuk elkerülni. Napi szinten akár többször is szükséges lehet a tennivalók újraszervezése. Ez egy bizonyos fokú rugalmasságot kíván a projektmenedzser oldaláról, illetve a projekt többi résztvevőjétől is. Ebbe természetesen adott esetben beletartozhat az ügyfél is.
A priorizálás nélkülözhetetlen eszköz, amit akkor tudunk sikeresen használni, ha tisztában vagyunk az ügyfeleink, kollégáink és a vezetőink prioritásával is. Egy összetettebb projekt sok szereplőt érinthet, ahol nem egyszerű megfelelni mindenki elvárásának, de törekednünk kell rá.
Amennyiben nem rendelkezünk a szükséges információkkal, hogy meghozzuk a priorizálással kapcsolatos döntéseket, akkor bizony kanyarodjunk vissza az egyik előző cikkemben írt témához, a kommunikációhoz. Tegyünk fel ügyesen kérdéseket, mint jó projektmenedzserek, és szedjük össze, amire szükségünk van a további munkához.
A projektmenedzser munkáját könnyheti, ha a teendőket további részfeladatokra bontja. Lehet, hogy egy nagyobb feladatot nem tudunk rangsorolni, még ha vért izzadunk is. De ha kisebb részegységekre bontjuk, akkor már gond nélkül tudjuk előrébb vagy hátrább pakolni a listában.
Folytatás hamarosan…
Comments are closed.