Projektmenedzser pozícióban elegendő lenne csak jól kommunikálni és hatékonyan megoldani a problémákat? Hát nem, nem ilyen egyszerű ez. Sokkal többről van itt szó.
Az előző cikkben elkezdtem kifejteni, hogy mik azok a főbb tulajdonságok, amikre szükségünk van, ha projektmenedzserként szeretnénk dolgozni. Nézzük meg, hogy milyen képességeket kell még fejlesztenünk ahhoz, hogy magabiztosan tudjunk tevékenykedni ezen a területen.
A jó projektmenedzser ügyesen tervez és szervez
Fontos, hogy rögtön az elején választ adjuk olyan alapvető kérdésekre, hogy mit, miért és kinek szeretnénk megtervezni, majd megszervezni. Legyen az egy kisebb projekt vagy csak egy meeting, akár egy nagyobb rendezvény, a céloknak mindig a szemünk előtt kell lebegniük. Ha álmunkból felkeltenek, azonnal tudnunk kell választ arra, hogy mi a célja az aktuális projektnek. Ezt egy rövid tőmondattal meg kell tudnunk fogalmazni.
Az alapvető szakmai ismereteken kívül – amihez tartozó szektorban éppen projekteket menedzselünk (IT, építőipar, pénzügy, termelés/gyártás stb.) – szükségünk van arra, hogy tisztán lássuk a big picture-t is. Ha tapasztalathiánnyal küzdünk, akkor bizony minél hamarabb essünk neki a szükséges információk begyűjtésének! Ekkor a kommunikációs készségünkre kell hagyatkoznunk, hogy minél több infót tudjunk összeszedni még a tervezés megkezdése előtt. Erről bővebben olvashatsz az előző cikkemben.
Amennyiben hiányosak maradnak ismereteink, nagy valószínűséggel fogunk akadályokba, problémákba ütközni a projekt menedzselése során.
Tegyük fel, hogy az előző két bekezdésben említett feltételeknek megfelelünk. Ebben az esetben a következő lépés a feladatlista összeírása lesz. Ezért is fontos, hogy ismerjük a teljes folyamatot, így hatékonyan tudjuk megtervezni az elvégzendő feladatokat. Érdemes erre a fázisra bőven időt szánni, hogy elkerüljük azokat kellemetlen helyzeteket, amikor improvizálni kell, mert a tervezéskor nem vettük a fáradtságot a teendők listájának alapos körbejárásával.
A projektünk minden egyes lépésnél tisztában kell lennünk az esetlegesen felmerülő kockázatokkal, buktatókkal. A projektmenedzser feladata az összes lépés kidolgozása, és a potenciálisan felmerülő akadályok előrejelzése a projekt kezdetétől egészen a végéig.
Továbbá tudunk kell, hogy milyen erőforrásokra lesz szükségünk az adott projektben. Ekkor az alábbi kérdések merülhetnek fel a leggyakrabban:
- Melyik kollégá(ka)t szükséges bevonni a projektbe?
- Van-e szabad kapacitásuk?
- Belefér-e a büdzsébe?
A legtöbb ember azt gondolja, hogy a projektmenedzserek a multitasking mesterei. Azonban ez a többfeladatos működésre való tulajdonság nem elegendő ahhoz, hogy helyt álljunk ezen a területen. Magát a szervezést megkönnyíti, ha egyszerre több dolgot tudunk elvégezni. De nem mindegy, hogy mit és milyen sorrendben teszünk. Ha szeretnénk elkerülni a káoszt, akkor bizony priorizálnunk is kell. Ám erről majd a következő cikkemben írok.
Folytatás hamarosan…
Comments are closed.