Data Quality Management – egy kifejezés, amivel minden adatokkal üzleti célból foglalkozó cégnek meg kell ismerkedni. Az adatmenedzsment cégen belül viszont nem csupán minőségi szempontból lényeges, hanem azt is vizsgálnia, ellenőriznie és felügyelnie kell, hogy az érintett adatokkal mi történik a cégen belül.
A következőkben pár olyan tippet szedtünk össze, ami egy sikeres és jól működő belső adatmenedzsment felállítása során mindenképpen érdemes és figyelembe is kell venni. Ezek nem csupán az adatok védelme miatt lehetnek fontosak, de az erősödő EU-s adatvédelmi szabályozás révén cégünk jövője szempontjából is.
Végezzünk auditot!
Ahhoz, hogy tudjuk, milyen lépéseket kell tennünk, a következőkkel kell tisztában lennünk:
– mi a kiinduló helyzet
– mi a belső elvárás, mit szeretnénk elérni
– mi az ügyfelek elvárása
A kiindulási pontot az audit fogja számunkra definiálni, egész pontosan annak az egyik eredménye lesz. Manapság adatokkal szinte minden cég foglalkozik; külön kell választanunk a belső működésünk során keletkező, illetve a saját ügyfeleinkhez kapcsolat adatokat azoktól, amiket valamilyen szerződés jogviszony során az ügyfeleink bíztak ránk adatfeldolgozási célokból. Mindkét esetben fontos viszont felmérni az audit során a következőket:
– milyen adatokról van szó?
– milyen folyamatokban vesznek részt?
– kik érintkeznek (külső, belső munkatársak) az adatokkal?
– mi történik az adatokkal?
– mennyire felelünk meg az aktuális jogszabályi elvárásoknak?
– milyen intézkedéseket foganatosítottunk az adatok védelme érdekében?
– milyen intézkedéseket foganatosítottunk az adatok minőségének javítása, de legalább megőrzése érdekében?
– stb.
Gondoskodjunk az adatok biztonságáról!
Egyik legfontosabb feladat az adatokkal történő munka során az azokhoz történő hozzáférések szabályozása. Ez kiemelkedő jelentőségű az adatok minősége és biztonsága szempontjából. Célszerű minél kevesebb hozzáférési pontot biztosítani és csak azoknak, akik esetében munka szempontjából mindenképpen indokolt.
Jelöljük ki a felelősöket!
Nagyon fontos, hogy a cégen belül a DQM nem csupán pár ember „hóbortja” kell, hogy legyen, hanem egy a teljes cégre kiterjedő filozófia, amit folyamatosan karbantartani, frissíteni kell. Ehhez meg kell vizsgálni az adatok belépési pontjait, azaz hol, milyen formában, kihez, mihez kötötten jelennek meg szervezetünk munkafolyamataiban. Ezek közül nekünk most a „kihez” a lényeges; ha az érintett munkatársat azonosítottuk, vonjuk be őt is a felelősségi körbe, hogy innentől kezdve természetessé váljon számára is, milyen feladatokat kell innentől kezdve az adatok védelme és biztonsága érdekében rutinszerűen elvégeznie. Természetesen, ahogy az adatok házon belüli útját követjük a kapcsolódó munkafolyamatokon keresztül, a több érintett esetében is tisztázni kell a felelősségi körüket és az adatokkal kapcsolatos feladataikat. Nagyon fontos, hogy mindezt dokumentáljuk, mert a DQM egy szabályok mentén épülő rendszer, amit megfelelően működtetni csak a megfelelő dokumentációk (szabályzások-szabályok, munkafolyamatok, felelősségi körök, feladatkörök stb.) megléte mentén lehet!
Állítsunk fel a cégen belül egy felelős csapatot!
Többször leírtam, hogy milyen lényeges a DQM „életben tartása”. Ez olyan, mint az ISO: nem dőlhetünk hátra a bevezetését követően, hogy minden dokumentáció kész, megszereztük a minősítést, ezzel már nem lesz dolgunk. A DQM-et üzemeltetni kell, hiszen lehetnek új adatforrások, az üzleti igények szülhetnek új adatokkal kapcsolatos munkafolyamatokat és az egész rendszert felügyelni, a megalkotott szabályzásokat pedig rendszeresen visszaellenőrizni is kell. Ehhez szükséges egy kis csapat, amelyek a belső dolgozókból kerülnek ki. Kis szervezetnél mindenki, aki adatokkal foglalkozik, lehet a csapat tagja, nagy szervezeteknél a DQM kiterjedtségétől függően kell a csapaton belüli feladatköröket felállítani és magát a csapatot megalkotni. Nagyon fontos, hogy a demokrácia csak a DQM rendszer menedzsment szintű megalkotásában jelenhet meg, ha már a rendszer alkalmazásáról és üzemeltetéséről beszélnünk, kell, hogy legyen egy feje a DQM-nek, aki egyben a felelős csapat vezetője is.
Comments are closed.