Valószínűleg sokakban felmerült már, hogy az elvégzendő feladatait valahogy nyilvántartsa. Biztosan mindenki használt határidőnaplót, mostanában már Outlook vagy Gmail naptárat. Szinte mindenkinek van jegyzetfüzete, esetleg papír alapú naptára is. Vannak munkahelyi és magánügyek, amik egészen más környezetben merülnek fel. Viszont amikor az a kérdés, hogy mi a következő feladatom, ez a sok helyen gyűjtött információ már kevésbé átlátható.
Többféle munkaszervezési elmélet létezik, a legismertebb talán a David Allen féle GetThingsDone. Az elmélet lényege, hogy az emberi agy kevésbé alkalmas arra, hogy az elvégzendő feladatainkra a megfelelő időben és helyen emlékeztessen, valamint priioritásokat is kezeljen. Magyarul feledékenyek vagyunk. Az ő általa javasolt módszer az, hogy a jövőbeli feladatainkat tervezzük meg, majd bontsuk egyszerű, végrahajtható részfeladatokká, ezeket pedig tartsuk nyilván valamilyen „agyunkon kívüli” helyen, célszerűen valamilyen szoftver használatával. Ezzel a megoldással nekünk kizárólag a feladataink elvégzésére kell koncentrálni, a nyilvántartásukra nem.
A következő kérdés, hogy mi legyen az a hely, ahol nyilvántartjuk a feladatainkat. Célszerűen valamilyen szoftver alapú megoldást keresünk, ami legyen elérhető az összes általunk elérhető helyen. Rengeteg féle megoldás létezik: Wunderlist, Remember The Milk, Todoist, Evernote, Microsoft OneNote, hogy csak a legismertebbeket említsem.
Ezek közül nekem leginkább a Todoist vált be, mivel a kezelői felülete nagyon egyszerű és átlátható, ennek ellenére komplex feladatkezelési rendszere van. A másik kitételünk a sokplatformos megoldás volt, ennek szinte mindenhol van elérhető verziója a webes elérésen felül: Windows, OSX, Iphone/iPad, Android és Chrome, Firefox beépülő modulja is van. Ezen felül az Outlookba is be tud épülni, ami azt jelenti, hogy a feladatainkat és a leveleinket egy helyen látjuk. Bármelyik platformon módosítunk valamit, az megjelenik az összes többin szinte azonnal.
Mindannyian tudjuk, hogy mekkora élmény a feladatok elvégzésekor kipipálni és látni, ahogy eltűnik a sorból. Ezt a Todoist megfejelte némi játékkal és pontozza a tevékenységünket, valamint egyre magasabb szinteket lehet elérni. Azzal, hogy a gamification is része a napi munkának, kifejezetten várja az ember, hogy mi a következő feladat és mikor tudom kipipálni.
http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
https://www.wunderlist.com/en/
